製品・サービス

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導入事例

 

標津町役場 様 庶務管理システム導入

 

 

紙ベースの事務を短期間で電子化
ペーパーレス化で業務負荷軽減

業種 地方自治体 事業内容 地方自治体業務

町の紹介

標津町(しべつちょう)は、北海道東部、根室振興局管内標津郡にある町で日本有数の鮭の産地として知られてます。

事例の概要

 

ソリューション

内部情報ソリューション

製品

FaceOffice 庶務管理システム For LGWAN-ASP Service

  • 2019年10月頃から、労務管理のシステム化を目指して各種パッケージシステムの情報収集を始め、セミナーへの参加、ベンダーからのデモンストレーションや説明を受け同町は、2019年12月、ICカードを活用する勤怠管理システムの全庁導入を決定。システムの選定においては、「自治体向き」「操作のしやすさ」を重視、FaceOffice庶務管理システムの導入を決めました。キックオフからシステム本稼働まで約4ヵ月という状況の中、スムーズな導入、運用開始を実現へと導いたのは、総務担当者様のきめ細かい配慮、それを支えるベンダーのサポートでした。運用開始から約3カ月、様々な導入効果、新たなシステムの活用ステージが見えてきました。

 

成果

内部情報系の電子化(財務・給与)は進んでいたが、勤怠業務だけが紙ベースで相当の業務負荷に

庶務管理システム導入により、ペーパーレス化が進み、職員本人、総務職員担当や管理職の業務の負荷分散から事務軽減。紙ベースの業務が電子化されたことで、勤務状況の把握がより正確にリアルタイム・スピーディーになった。

キックオフから稼働まで半年しかない状況での、システムの選定(12月決定)と導入(翌年4月)へ

パラメータ化されたシステムの為、パラメータ要件定義書を作成し、必要とされるシステム全体像のイメージを共有。ベンダーが提案したシステムと要件を検証し、イメージにもっとも近かったFaceOfficeを選定。

導入、運用開始をスムーズに運ぶため、SEとの連携と全職員の操作研修に、工夫と配慮が必要

SEとの文書化による情報共有、FaceOfficeのインターネット環境を活用。導入フェーズにおいてもベンダーとシステムを確認しながら進められた。
コロナ禍の中、操作研修は1回に管理職を含む約30人を対象に2日全4回ほど実施し、実際の画面遷移を体験。
システム導入後は、記入ミスに伴う書き直しなどの時間的ロスが解消された。

客観的な労務時間の把握

月中での職員の労働時間が把握でき、各申請による年休残等の見える化が実現。(職員自身も所属長も)
瞬時にグラフ化で視覚的に労務の把握が可能。アラート機能で打刻と申請時の乖離、打刻忘れ、休日出勤など管理。

 

お客様の声(勤怠システム導入の経緯)

Q.一気に全庁の勤怠業務をシステム化がなされましたが、システム導入の経緯についてお聞かせください。

勤怠業務が紙ベースだった為、職員の申請事務や管理職の承認決裁、職員担当業務の負荷は相当のものでした。
町長部局の職員の休暇整理はすべて職員担当で行っており、1枚ずつ取得累計日数・残日数を記載し、休暇整理簿へ転記を行っていました。取得単位を誤る職員も多く、その都度職員に確認し修正をしていました。手間暇がかかる一方、給与や手当のベースとなる情報なので間違いは、許されません。休暇の付与日数も職員本人が把握していないため問合せが多かったです。
また、出勤簿については毎日朝8時30分の登庁時、職員1人1人が出勤簿に押印するのですが、押印漏れや記載ミスが多くありました。毎年、年明けに全職員分を回収しファイルに綴りますが、過去の出勤簿を使用することがあった場合には大量の出勤簿の中から該当者分を探すことになり、かなりの時間がかかりました。
一連の作業には判断が介在しませんから、財務会計など他の業務に比べて電子化にはなじみやすいわけで、電子化しなくてはとの声は、他の業務よりずっと前からありました。しかし、いろいろな事情で電子化が遅れていたのです。
状況が大きく動き始めたのは2019年10月で「紙ベースの業務処理ではあまりにも非効率。勤務時間管理の適正化のために電子化を考えるべき」とのトップの意見がきっかけでした。総務課課長と職員担当が中心となって、各部と調整し、合意を取りつけ、2019年度の予算に乗せ、2020年度から稼働開始が決まりました。

Q.導入決定から運用開始までがきわめて短期間で、ご苦労があったかと思います。しっかりした基本方針をもって乗り越えたとお聞きました。ご説明いただけますか?

2020年1月から準備を開始し、3月中旬に職員向け操作説明、その後運用テストを開始、2020年4月1日から本稼働というスケジュールですから、正直を申し上げて「たいへんなことになってしまった」と身構えました。システムの選定、導入作業に携わったのは2人のメンバーでした。いずれもシステム導入の経験がなかったこともあり、実際に2020年4月1日に間に合うのかも不安でしたし、それまでにどう運用体制を整えるのか、研修はどうするかなど、すべてが不安でした。
予定どおりに運用開始にこぎ着けた理由の一つは、外部の知恵を活用できたからです。具体的には、ベンダーの実演
を元にした運用事例確認、インターネット環境により操作運用確認をする※アジャイル手法を取り入れてパラメータ定義書を作成したのです。詳しい説明は省きますが、その結果、勤怠システムの機能としてどのようなものが必要で、それら各機能はどういう場面でどのように使うのがベストか、ということがかなりはっきりとイメージできるようになったのです。
必要とされるシステムの全体像を2人で共有することができました。
このイメージに各ベンダーから提案いただいたシステムを重ね合わせ、必要な機能を備えているか、その機能の操作性はどうか、などを検証していくことができたのです。
※アジャイル(Agile)とは、直訳すると「素早い」「機敏な」「頭の回転が速い」という意味です。

Q.システム選定にあたり準備はなさいましたか。また、FaceOffice 庶務管理システムのどのような点を評価したかお聞かせください?

選定に先立って、セミナー参加や色々なパッケージの概要資料を入手しました。じつは、セミナー参加や概要資料でシステムの善し悪しなどもわかるかと期待しましたが、参加するレベルではそこまではわかりませんでした。
ただ、たいへん参考になったのは、運用の実際がどのようなものか、日常や年度末の作業量がどの程度軽減されるか、そして事例からうかがえたことです。一つ反省は、ずっと所属長目線でながめ管理レベルの事務軽減等にとどまったことでしょうか。視点を切り替え、職員の使い心地などを伺っておくべきだったと思いました。
システムの選定、導入においては、あらかじめ必要とされるシステムの全体像のイメージを掴んでおくことが重要であると申しましたが、「FaceOffice 庶務管理システム」は自治体向けに開発されたシステムと自庁の運用イメージにもっとも近かったのです。
とくに評価が高かったのは、自治体向けの名称、申請書名などパッと見てわかる、また、ボタンのレイアウト、そして使いやすい画面遷移です。画面が整理されていて、流れがきれいにできているのです。初めてのユーザーでも画面を見ているだけで「あ、次はここを押せばいいのだな」とわかるのです。申請の手順にしたがって1つずつ画面が進んでいき、最後は決裁の画面に遷移するという具合です。一つ一つの画面が、何をするためのものか、直感的にわかるともいえます。

Q.システム導入後、目に見えて効率化された業務についてお聞かせください。

デスク上の紙がずいぶんと減りました。職員担当のデスクの書類入れには出勤簿、休暇簿、年次有給休暇の申請書類などが机上積みになっていましたが、この光景はすっかりなくなりました。
多くの紙書類が扱われていたのは、勤怠管理業務関係でしたが、これが一気に電子化されましたから、ペーパーレス化は目に見えて進みました。もちろん書類が激減した分、事務業務の負荷も軽くなりました。
また、超過勤務申請と決裁がスピーディーになりました。紙ベースでは「今日、何時まで超過勤務を申請したい」というケースに対して、即座に決裁するのは難しく、日々決裁がかならずしも徹底されていませんでした。しかしシステム導入後は申請から決裁が劇的に早くなり、その結果、「どうしてこの残業が必要か?」などのやり取りが可能となりました。
さらに、紙の場合はいろいろな申請書を見比べなければわからない、たとえば特定の職員に業務が集中しているかどうかも、電子化でいろいろなデータが1表に表示され、わかるようになりました。出勤状況や超過勤務状況の正確かつスピーディーな把握が実現しました。

 

Q.今後、期待できる導入メリット、あるいは展開などについてお聞かせください。

稼働開始から約3カ月がたち、システムの操作にも慣れてきました。そろそろ勤怠管理システムの便利な機能を活用しようと考えています。
既にこども園などの出先機関で、こちらでは土日祭日も業務があり、職員の勤務、休日シフトは複雑です。たとえば配
下の職員や会計年度任用職員が何十人にもなるこども園の管理者の場合、変則的な勤務や休暇のシフトを考慮
しながら勤務割り振り表を作る作業はたいへんです。
しかし、システム操作に少し慣れ、勤務の割り振り機能を利用できるようになり、業務負荷は大きく軽減されるまでになりました。割り振りの内容があらかじめ定めたルールに合っていないと、システム側からエラー表示がなされる仕組みになっているので、従来の手作業に比べ、ミスの低減・作業効率化が期待通りにできています。
また、本庁舎内の休日出勤や夜間勤務状況をリアルタイムに守衛さんや日直担当者が確認でき、効率的に見回りが可能となっています。
今後の課題としては、さらに各所管課の担当者がシステムの習熟度を上げることで、勤務に関する様々なデータを、より簡単に引き出せます。原課レベルで勤務時間管理のあり方などについて、職場で思考することが可能となりますので、勤務時間管理のあり方や仕事の効率などについて、より高い問題意識が生まれてくると思います。

 

弊社担当者の声

導入後にお客様で効果的にシステムをご利用頂けている状況より、とても良い経験となりました。

 

お客様プロフィール

標津町役場 様

 

所在地 北海道標津郡標津町北2条西1丁目1番3号
人口 5,141人(2020.11現在)
URL https://www.shibetsutown.jp/

 

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